Guía del Laboratorio Farmacéutico – Áreas de un Laboratorio

Antes de iniciar una serie de artículos que nos introducen al complejo mundo del marketing farmacéutico, nos gustaría realizar algo que fuese de utilidad para todas aquellas personas que deseen introducirse en este sector, que tengan un conocimiento mínimo de éste, o bien, que deseen repasar algunas cosas que quedaron por el camino.

En la industria farmacéutica existen muchos roles y escenarios que todo buen «marketer» debe conocer, y cuando decimos el término «marketer» lo hacemos aplicándolo en aquellas personas cuya vida laboral está relacionada con las áreas de marketing, comercial, product manager, outsorcing de servicios o inluso community managers para el mundo 3.0.

Como esto no es ningún curso, ni sigue unos parámetros establecidos, lo más lógico sería una breve introducción con el marco legal del país y cómo se desarrollo el entorno sanitario en éste.

A pesar de que esto lo podamos ver en artículos futuros, creo que resulta más práctico mostrar directamente la estructura de un laboratorio farmacéutico, que bien se puede aplicar a uno pequeño o a una gran multinacional.

El Laboratorio Farmacéutico: Estructura y funciones empresariales

Como toda empresa que se precie, la actividad de un laboratorio no difiere tanto del resto de empresas de otros sectores. Son necesarios una serie de recursos y una organización correcta los que ayuden a la consecución de sus objetivos. Ahora bien, el mercado farmacéutico no es homogéneo. No es lo mismo hablar de hospital, que cosmética, que farmacias, etc…

Digamos que está segmentado y para cada segmento concreto existen una serie de laboratorios especializados que proporcionan su soporte y servicio. Además, incluso dentro de cada uno de ellos algunos no fabrican, otros lo hacen a terceros, otros sólo comercializan el producto y carecen de planta productora.

Con esta pequeña visión queremos aclarar el concepto de «laboratorio unificado» que está en mente de muchas personas. Hoy día, basta con una oficina y un comercial para establecerte como laboratorio en España, aunque está claro que no buscará (ni tampoco lo conseguirá) los objetivos de grandes empresas con I+D, fabricación propio y una extensa estructura organizativa y funcional.

La organización de un laboratorio se basa en lo que denominamos departamentos y que variarán según el tipo de laboratorio. P.ej un laboratorio comercializador no necesitará un dpto.I+D. También puede pasar que si la empresa es de dimensiones reducidas un departamento asuma las funciones de otro, y las personas que allí trabajan se subdividen internamente, repartiéndose sus tareas.

Estructura de un Laboratorio Farmacéutico

Por lo general, la estructura de un laboratorio farmacéutico viene soportada por el siguiente esquema (de superior a inferior):

• Departamento de Dirección: Es el máximo órgano responsable y podrá variar según la empresa.

• Departamento Financiero: Trabaja codo con codo con todos los demás (o más bien, los supervisa) y está muy unido a dirección y recursos humanos.

• Departamento de RR.HH: No es meramente un departamento de relaciones humanas y el que se ocupa de los contratos laborales, sino que se encarga de la formación de sus empleados y el seguimiento de cada uno de ellos para encajar un perfil u otro en el área que mejor le corresponda, o bien, rescindir de ellos en el caso de que el rendimiento no sea el adecuado, previo report del gerente de su área. Si el laboratorio es muy grande, surge otro departamento llamado «de apoyo» que descongestiona las funciones de recursos humanos.

• Departamento de I+D: Es el departamento de investigación dedicado a estudios clínicos y nuevos productos. Su consumo en cuanto a rescursos es muy elevado y el riesgo al fracaso para nuevas oportunidades también.

• Departamento de Regulatory Affairs: En ocasiones puede asumir tareas de otro departamento. Aquí se llevan a cabo los desarrrollos de nuevas licencias, negociaciones de comarketing y registros.

• Departamento de Fabricación: En algunos laboratorios se incluye el almacén también, aunque esto no debería ser así. Dependiendo del tipo de fabricación, asumirá más o menos responsabilidad. En ocasiones, sólo es logística, en otras de recepción, envasado y etiquetado, y en otras son propiamente zonas subdivididas para cada proceso con sus maquinaria y protocolos correspondientes (inyectables, comprimidos, cremas, retrovirales, antitumorales, etc…).

• Departamento Jurídico: Estrechamente relacionado con el departamento de regulatory affairs, RRHH y  márketing. Es el encargado de «blindar» a la empresa ante posibles amenazas o denuncias hacia ésta o al revés. Son departamentos especializados, sobretodo en propiedad industrial y conflictos laborales.

• Departamento de Márketing: Ha ido adquiriendo poder en las últimas décadas, puesto que anteriormente era una herramienta más del departamento comercial. Hoy día, deben combinar y cuadrar sus acciones con los demás departamentos. Su objetivo principal es el desarrollo de estrategias que permitan cumplir una de objetivos establecidos en el plan de marketing o business plan. Pero esto dicho así, parece muy simple. Dependiendo el laboratorio, puede hacerlo en conjunto o asignando para cada producto o servicio su propio plan. De ahí la figura del product manager, que es la persona que diseña y ejecuta con una serie de tácticas el lanzamiento, promoción y venta de un producto o línea concreta. En la actualidad, están apareciendo subdivisiones en el que incluyen las áreas de estrategia web y social media.

• Departamento Comercial: Está compuesto por la red comercial de ventas, que puede ser única o segmentada por áreas. En algunos casos actuales, ni siquiera existe en el propio laboratorio debido a 2 factores: externalización (outsorcing) o recortes que implican la desaparición de parte de la red para transformarla a la web 2.0. En España, los últimos RD se han convertido en la caja de pandora para comerciales y visitadores médicos/farmacéuticos.

• Departamento de Medical Affairs: Es un departamento técnico relacionado con I+D/Marketing/Comercial. Desarrolla múltiples funciones de soporte a nivel científico y lleva a cabo la farmacovigilancia y los ensayos clínicos posteriores a la comercialización del producto. A otro nivel más «business», se encarga de contactar con los líderes de opinión que correspondan al área terapéutica del producto que el laboratorio represente en ese momento. Ayudan, con el dpto.juridico y marketing, a establecer los mensajes de publicidad y promoción basándose en la legislación vigente del país.

• Departamento de Soporte: Suelen ser los denominados «call-center». Se encargan de los problemas de los posibles clientes ya sean pedidos, servicios concretos o temas burocráticos. Mucho cuidado con este departamento porque junto con el comercial y el de prensa son la famosa «cara» de la empresa. Nuestra imagen y planes financieros pueden verse alterados por una mala gestión de estos departamentos afectando más allá del branding o la reputación del laboratorio. De este departamento, en muchas ocasiones y dependiendo del tamaño, surge el departamento informático propio que además de velar por el hardware y el software de toda la organización, también monitorizan el estado de p.ej los robots en fabricación o algunos aparatos necesarios para llevar a cabo determinados procesos (aunque suele ser más faena de un técnico especializado de la marca concreta).

• Departamento de prensa y relaciones públicas: En grandes multinacionales, y muy unido al jurídico (+marketing), encontramos un departamento que representa el contacto externo con los medios de comunicación. Todas las acciones, notas de prensa, novedades y eventos son transmitidos a través de éste. También se encarga de recibir la información y hacerla llegar de forma adecuada a las área internas del laboratorio.

• Departamento contable: Su actividad se centra en llevar al detalle tesorería y fiscalidad mediante la relación de envíos, cobros y facturación de clientes y proveedores.

Ahora, conociendo estos departamentos un poco más, queremos desglosarlos en otros artículos para ver cuál es realmente su misión y cómo encajan dentro de la empresa en conjunto global del ORGANIGRAMA. Insistimos en que esto no es un modelo estándar, por esta razón:

• No todos los laboratorios pueden asumir todos estos departamentos
• No todos los laboratorios tienen la misma capacidad organizativa
• No todos los laboratorios necesitan estos departamentos
• Los departamentos pueden asumir más o menos responsabilidades
• Los departamentos pueden cambiar de nombre y no corresponder a lo citado anteriormente
• Los departamentos pueden solaparse pero nunca actuar independientemente al ejecutar un acción concreta
• La complejidad de algunos de los departamentos puede ser mucho más extensa de lo comentado